Das Ebbser Unternehmen punkt7 unter der Führung von Stefan Aschenbrenner, Mike Giacchino und Christian Mayer unterstützt kleine und mittlere Unternehmen bei der Umsetzung digitaler Zusammenarbeit, um Aufgaben effizienter zu steuern und Projekte strukturiert abwickeln zu können. Im Gespräch mit QUER erklären die drei Vordenker ihrenkollaborativen Ansatz.
Christian, was bedeutet für euch von punkt7 digitale Zusammenarbeit?
Darunter verstehen wir, dass Personen, Gruppen und Teams durch die Nutzung digitaler Technologien Informationen teilen und gemeinsam an Projekten und Aufgaben arbeiten. Und das möglichst einfach und effizient – sowohl innerhalb des eigenen Unternehmens als auch organisationsübergreifend.
Welche Vorteile ergeben sich durch digitale Zusammenarbeit?
Wir haben es in Unternehmen mit immer komplexeren Strukturen zu tun. Mitarbeiter:innen arbeiten teils im Homeoffice, teils zu unterschiedlichen Zeiten. Die bisherige Kommunikation via E-Mail stößt an ihre Grenzen, weil der Überblick über Prozesse und Abläufe verloren geht. Es fehlt die gemeinsame Sicht.
Wie kann man das ändern?
Durch effiziente, digitale Lösungen, über die man in Echtzeit kommunizieren und Daten austauschen kann. Mit sogenannten Kollaborationstools steigt die Produktivität sehr rasch.
Ihr als punkt7 in Ebbs habt so eine Kollaborationssoftware entwickelt, die kürzlich unter dem Namen „roooms“ auf den Markt kam. Was ist euer besonderer Ansatz dabei?
Unser Ziel war es, praxisnahe Alltagsanforderungen in eine Gesamtlösung zu packen, sodass sie rasch und einfach von den Kunden angewendet werden kann.
Mike, wie kann man sich das vorstellen?
Wir liefern mit roooms nicht nur ein Werkzeug, sondern auch Mustervorlagen, die für die Unternehmen einen sofort spürbaren Mehrwert bei ihrer täglichen Arbeit bieten. Das sind vordefinierte, praxiserprobte Prozesse.
Stefan, du bist der Kopf der Entwicklung. Kannst du uns Beispiele nennen?
Es gibt sehr viele wiederkehrende Prozesse in Unternehmen, wie beispielsweise das On-Boarding eines neuen Mitarbeiters. Damit sind viele kleine Aufgaben verbunden, die in roooms vordefiniert sind, aber auch individuell abgeändert werden können. Selbst wenn der Personalverantwortliche krank ist, wissen dank roooms alle, was zu tun ist. Oder nehmen wir die Planung einer Veranstaltung. Was ist zu tun, wer ist dafür verantwortlich? Ist es schon erledigt? Wie ist der Zwischenstand? Alle sollten ohne große Barrieren auch mobil den Verlauf sowie den aktuellen Status abrufen können. Gleiches gilt für die Firmenzeitung und die Marketing- & Social Media-Planung. Die Hochzeitsplanung im Gastronomiebetrieb. Den Handwerksbetrieb, der Kundenaufträge damit übersichtlicher abwickeln kann.
Christian, worin siehst du die größten Schwierigkeiten bei der Einführung einer Kollaborationslösung?
Oft wissen Unternehmen gar nicht, wie viel besser sie sich damit organisieren können. Stoßen sie dann auf die am Markt befindlichen Standardlösungen, sind sie mit der Implementierung überfordert, weil es keine strukturierte Einführung ins Unternehmen gibt. Am Ende beschränkt sich die Verwendung auf die Videokonferenzfunktion und wenige Chat-Kanäle. Die größte Wertschöpfung entsteht aber erst durch die Einführung einer echten digitalen Zusammenarbeit. Strukturiertes Projekt- und Aufgaben- sowie Kommunikationsmanagement. Da macht eine Begleitung durch einen kompetenten Partner Sinn.
Bedeutet, nur ein Tool allein ist auch keine Lösung?
Genau. Die Funktionen in einem solchen Tool versteht man recht schnell. Digitale Zusammenarbeit setzt aber auch ein gewisses Maß an „Veränderungsbereitschaft“ voraus. Es braucht im Unternehmen ein gemeinsames Verständnis dafür, wie eine solche digitale Zusammenarbeit und Kommunikation die tägliche Arbeit erleichtern kann.
Wie verändert sich das Thema Projekt- und Aufgabenmanagement, welche Anforderungen kommen da auf die Unternehmen und Mitarbeitenden zu?
Die Fülle an parallelen Projekten und Aufgaben sowie der Bedarf, externe Partner und Kunden miteinzubinden, haben stark zugenommen. Checklisten in Excel-Sheets, E-Mails oder Erinnerungen im Terminkalender sind nicht mehr zeitgemäß, weil der kollaborative Ansatz fehlt. Wenn wir von einem gemeinsamen Projekt, einer Aufgabe oder einem Thema ausgehen, bei dem Personen zusammenarbeiten sollen, dann steht an erster Stelle das Strukturieren, Planen und Herunterbrechen in kleinere Aufgaben. Das hört sich einfacher an, als es in der Praxis ist, aber genau hier beginnt das Projekt- bzw. Aufgabenmanagement. Das Team muss sich überlegen, wer was bis wann macht und je detaillierter man hier vorgeht, desto einfacher wird es. Jede Aufgabe wird digital in der Kollaborationslösung mit Zuständigkeiten und Terminen erfasst.
Wie geht es Unternehmen, die eine Kollaborationslösung erfolgreich eingeführt haben?
Wenn so eine Lösung nach kurzer Zeit eingeführt ist und sich die Beteiligten an die Abläufe und die damit verbundenen Vorteile gewöhnt haben, dann ist sie kaum noch wegzudenken. Allein das Thema Vorlagen und damit die Wiederverwendbarkeit einmal erstellter Projekt- und Aufgabenstrukturen bringt enorme Effizienzsteigerungen, die niemand mehr missen möchte. Auch der Aufgabenerledigungsgrad zum gewünschten Zeitpunkt steigt durch die vorhandene Transparenz und erzeugt dadurch eine hohe Qualität in der Zusammenarbeit mit Mitarbeitenden und Kunden. Organisatorische Abläufe werden transparenter und bleiben dadurch dem Unternehmen erhalten.
